Data: [Data wydarzenia]
Lokalizacja: [Zarezerwowana sala]
Cel:Zorganizowanie i przeprowadzenie udanego koncertu taneczno-kolacyjnego, który pozwoli zebrać fundusze na rzecz lokalnej organizacji charytatywnej.
Zakres:to określenie zakresu przedstawia główne aspekty koncertu połączonego z kolacją i tańcem, w tym następujące kluczowe elementy:
1. Miejsce:
Zorganizuj i zabezpiecz korzystanie z zarezerwowanej sali, która pomieści maksymalnie 60 gości (30 par).
Zadbaj o odpowiednią aranżację miejsc siedzących, dekoracje i oświetlenie, aby stworzyć zachęcającą atmosferę dla gości.
2. Kombinacja jazzowa:
Zatrudnij profesjonalny zespół jazzowy składający się z [Określ numer] wykwalifikowanych muzyków.
Współpracuj z muzykami, aby stworzyć wciągający i zróżnicowany repertuar muzyczny odpowiedni dla wydarzenia.
Koordynuj ustawienia dźwięku i oświetlenia, aby zapewnić optymalne wrażenia audiowizualne.
3. Serwis obiadowy:
Zorganizuj usługi cateringowe, aby zapewnić gościom wyśmienite menu obiadowe podczas wydarzenia.
Zapewnij dostępność różnorodnych lokali gastronomicznych dostosowanych do preferencji dietetycznych.
Koordynuj pracę personelu obsługi, aby zapewnić sprawną obsługę żywności i napojów przez cały czas trwania wydarzenia.
4. Zbiórka funduszy:
Opracuj i realizuj strategie pozyskiwania funduszy, w tym sprzedaż biletów, sponsoring i ciche aukcje podczas wydarzenia.
Współpracuj z organizacją charytatywną, aby określić cele zbiórki i odpowiednio przydzielić dochody.
5. Marketing i promocja:
Twórz materiały promocyjne, takie jak plakaty, zaproszenia cyfrowe i posty w mediach społecznościowych, aby skutecznie nagłośnić wydarzenie.
Zorganizuj kampanię public relations, aby przyciągnąć uwagę mediów i zwiększyć świadomość na temat wydarzenia i jego celu charytatywnego.
6. Program wydarzenia:
Zaplanuj kompleksowy program wydarzenia, który obejmuje czas trwania koncertu, obsługę obiadową i działania związane ze zbiórką pieniędzy.
Przydziel konkretne przedziały czasowe dla każdego segmentu, zapewniając płynny i przyjemny przebieg wydarzenia.
7. Personel:
Przydziel personel zarządzający wydarzeniem, wolontariuszy i personel ochrony, aby zapewnić sprawną realizację wydarzenia.
Przypisz jasne role i obowiązki każdemu członkowi personelu, aby zapewnić skuteczną koordynację przez cały czas trwania wydarzenia.
8. Zarządzanie budżetem:
Ustal budżet i plan finansowy wydarzenia, w tym wydatki na wynajem sali, zestaw jazzowy, catering, marketing i inne powiązane koszty.
Monitoruj i skutecznie zarządzaj budżetem, aby wydatki nie przekraczały przyznanych środków.
9. Zgodność:
Uzyskaj niezbędne zezwolenia, licencje i ubezpieczenie na imprezę
Przestrzegać wszystkich lokalnych, stanowych i federalnych przepisów i regulacji dotyczących organizacji i realizacji wydarzenia,
10. Ocena i raportowanie:
Przeprowadź ocenę po wydarzeniu, aby ocenić powodzenie i wpływ koncertu, w tym wyniki zbierania funduszy i opinie gości i sponsorów.
Przygotowuj szczegółowe raporty i sprawozdania finansowe dla organizacji charytatywnej, aby zapewnić przejrzystość i odpowiedzialność.
11. Zarządzanie ryzykiem:
Zidentyfikuj potencjalne ryzyko i opracuj plany awaryjne, aby złagodzić wszelkie wyzwania, które mogą pojawić się podczas wydarzenia, w tym warunki pogodowe, usterki techniczne lub nieprzewidziane okoliczności.
12. Zrównoważony rozwój: **
Uwzględnij w planowaniu wydarzeń zrównoważone praktyki, takie jak używanie materiałów przyjaznych dla środowiska, minimalizowanie ilości odpadów i przekazywanie resztek jedzenia lokalnym organizacjom.
Wyłączenia:Koncert obiadowo-taneczny nie obejmuje następujących aspektów:
1. Transport dla gości.
2. Zakwaterowanie Dla gości spoza miasta.
3. Prezenty lub pamiątki dla gości.
Założenia:oświadczenie o zakresie opiera się na następujących założeniach:
1. Zarezerwowana sala jest dostępna i dostępna w dniu wydarzenia.
2. Zespół jazzowy i firmy cateringowe będą świadczyć usługi zgodnie z ustalonymi warunkami.
3. Działania związane ze zbiórką funduszy będą prowadzone zgodnie z lokalnymi przepisami i regulacjami.
Zatwierdzenia:to oświadczenie o zakresie wymaga zatwierdzenia następujących interesariuszy:
1. Organizator wydarzenia.
2. Kombinacja jazzowa.
3. Dostawca usług cateringowych.
4. Organizacja charytatywna.
5. Zarządzanie obiektem (jeśli dotyczy).
Elementy:w ramach wydarzenia zostaną wyprodukowane następujące produkty:
1. Program wydarzenia.
2. Raport ze zbiórki.
3. Raport z oceny po wydarzeniu.
4. Sprawozdania finansowe.
Komunikacja:ze wszystkimi zainteresowanymi stronami będziemy się regularnie komunikować przez cały proces planowania wydarzenia, co obejmuje raporty z postępu, aktualizacje i koordynację.
Niniejsze oświadczenie dotyczące zakresu służy jako kompleksowy przewodnik dotyczący organizacji i realizacji koncertu taneczno-obiadowego dla lokalnej organizacji charytatywnej. Postępując zgodnie z tym dokumentem, organizatorzy wydarzenia dążą do zorganizowania udanego i wywierającego wpływ wydarzenia związanego ze zbiórką pieniędzy, które pozytywnie wpłynie na społeczność.**