Nagłówek: Krótki i przyciągający uwagę tytuł podsumowujący najważniejsze wiadomości.
Wprowadzenie: Pierwszy akapit zawiera istotne szczegóły dotyczące wiadomości, w tym co, kiedy, gdzie, dlaczego i kto.
Treść: Zawiera rozszerzone informacje, tło i cytaty z odpowiednich źródeł lub rzeczników. Powinien przedstawiać kontekst i wyjaśniać, dlaczego dana wiadomość jest godna uwagi lub zainteresowania opinii publicznej.
Dane kontaktowe: Zawiera dane osoby kontaktowej z mediami, np. rzecznika organizacji lub przedstawiciela ds. public relations, wraz z numerem telefonu, adresem e-mail lub stroną internetową.
Płyta standardowa (opcjonalnie): Niektóre notatki prasowe kończą się krótkim opisem organizacji, jej misji lub kluczowych osiągnięć.
Formatowanie: Notatka prasowa jest zwykle napisana w profesjonalnym i formalnym stylu, ma format na papierze firmowym organizacji (jeśli ma to zastosowanie) i zawiera datę publikacji.
Celem noty prasowej jest szybkie i skuteczne rozpowszechnianie informacji wśród serwisów informacyjnych. Dziennikarze i reporterzy często wykorzystują notatki prasowe jako podstawę artykułów prasowych, transmisji telewizyjnych lub aktualizacji online. Publikując notatki prasowe, organizacje dążą do zapewnienia relacji medialnej ze swoimi ogłoszeniami i zwiększenia świadomości społecznej na temat swoich wiadomości.