1. Zadania administracyjne:
- Zarządzanie i utrzymywanie dokumentacji biurowej, akt i dokumentów.
- Obsługa korespondencji, w tym przyjmowanie, sortowanie i dystrybucja poczty przychodzącej oraz przygotowywanie poczty wychodzącej i raportów.
- Zapewnienie wsparcia administracyjnego urzędnikom wyższego szczebla i innym pracownikom.
- Pomoc w organizacji spotkań, warsztatów i szkoleń.
2. Obowiązki biurowe:
- Wprowadzanie i przetwarzanie danych do systemów komputerowych, zapewniając dokładność i wydajność.
- Przygotowywanie prezentacji, raportów, arkuszy kalkulacyjnych i innych dokumentów przy użyciu oprogramowania biurowego.
- Zajmuj się wprowadzaniem danych, przetwarzaniem danych i zadaniami zarządzania danymi.
- Utrzymywanie i aktualizacja baz danych i rejestrów w miarę potrzeb.
3. Komunikacja i koordynacja:
- Współdziałaj z zainteresowanymi stronami, w tym ubezpieczającymi, pracodawcami, beneficjentami i urzędnikami rządowymi, aby przekazywać informacje i odpowiadać na zapytania.
- Odpowiadaj na rozmowy telefoniczne, e-maile i korespondencję pisemną w sposób terminowy i profesjonalny.
- Utrzymuj efektywną komunikację z innymi działami i oddziałami w ramach ESIC, aby ułatwić koordynację i współpracę.
4. Ogólne funkcje wsparcia:
- Zapewnij pomoc w procesie zaopatrzenia, np. w uzyskiwaniu ofert, składaniu zamówień i śledzeniu dostaw.
- Zarządzanie zapasami i materiałami biurowymi, zapewniając sprawne funkcjonowanie codziennych operacji.
- Wykonywanie podstawowych zadań księgowych, takich jak przetwarzanie płatności i przygotowywanie faktur.
- Pomoc w administrowaniu różnymi programami i świadczeniami zapewnianymi przez ESIC.
5. Obsługa klienta:
- Rozwiązywanie zapytań i skarg klientów, dostarczanie dokładnych informacji i pomaganie im w transakcjach.
- Śledzenie żądań klientów i zapewnianie terminowego rozwiązywania problemów.
- Zachowaj poufność i chroń wrażliwe informacje dotyczące pracowników i pracodawców.
Ogólnie rzecz biorąc, wielozadaniowy personel w ESIC odgrywa kluczową rolę we wspieraniu codziennych operacji organizacji poprzez skuteczne zarządzanie zadaniami administracyjnymi, biurowymi i ogólnym wsparciem. Ich wkład zapewnia płynną komunikację, koordynację i obsługę klienta, wspierając w ten sposób osiągnięcie celów i zadań ESIC.