Ustaw datę. Pierwszym krokiem w planowaniu żadnym festiwalu jest ustalić datę - i trzymać się go . Święta wiosny może być trudne , zwłaszcza jeśli przeznaczone na zewnątrz, ponieważpogoda może być nieprzewidywalna . Czy masz kryty lub odkryty festiwal , skonsultować kalendarzy innych wydarzeniach w Twojej okolicy ( sprawdzić w gazetach oraz z Izby Gospodarczej ) , prognozy pogody i dostępności witryny , którą chcesz . Kiedy jesteś pewien daty , ustawić datę i czas , pozwalając pokoju rano i wieczorem dla instalacji i czyszczenia .
2
Utwórz szczegółowy plan ramowy dla targów. Powinno to obejmować główne obszary wyboru lokalizacji i przygotowania ; marketingu i reklamy ; sponsoring i źródeł finansowania ; uczestników; organizacja wolontariuszy ; Potrzeby wyposażenia; iplan instalacji , wykonanie i czyszczenia . Każdy obszar konspektu powinien zawierać listę rzeczy do zrobienia, harmonogram realizacji oraz pokaz kolumny , który będzie odpowiedzialny za to zadanie .
3
Wybierz i przygotować swoją witrynę . Dzieje się tak, zaraz po swoim wyborze daty i czasu. Gdzie Twój sprawiedliwy odbędzie ? Upewnij się, że obiekt jest dostępny przez sprawdzenie z właścicielem lub zarządzającego spółki . Zarezerwować datę ( jak również na dzień przed i dzień po , aby być bezpieczne ) z właściciela lub firmy. Następnie upewnij się uzyskać wszelkie niezbędne zezwolenia , licencji lub innych dokumentów prawnych niezbędnych do realizacji festiwalu . Może to obejmować zezwoleń ABC dla sprzedaży alkoholu , wydajność , muzyczne zezwoleń Fire Department zezwoleń inspektor, inspektor zezwoleń żywności i innych . Możesz dowiedzieć się więcej , kontaktując miasto lub hrabstwo lokalne biura, lub z lokalnym wydziałem zdrowia .
4
Rozpocznij marketingu i reklamy co najmniej sześć miesięcy przed festiwalu . Najpierw sprawdzić, z szerszymi , regionalnych publikacjach , ponieważ są one bardziej narażone na wcześniejsze terminy . Następnie upewnij się, że wiesz, że terminów lokalnych gazetach , stacjach radiowych , czasopism i źródeł internetowych . Internetowych serwisów , takich jak " Facebook " i " MySpace " mogą być korzystne i tanie narzędzia marketingowe i lokalna izba handlowa , urzędy i stowarzyszenia sąsiedzkie mogą być dobrymi zasoby dla gdzie i jak reklamować lokalnie. Planuje ogłosić wezwanie do uczestników ( muzyków, producentów i innych osób biorących udział w prezentacji na targach ), co najmniej trzy miesiące przed czasem. Kluczem do udanej kampanii marketingowej jestlogo zestaw - w - kamień , proste i łatwe do identyfikacji , a także trzy lub cztery linie istotnych informacji , które mogą być stosowane w każdym dokumencie można utworzyć . Umieścić swoje logo na formularzach , pocztówki, ulotki , reklamy , banery , towarów i nigdzie indziej jesteś reklamuje swoją imprezę .
5
Znajdź finansowanie . Sponsoring i źródła finansowania powinny być wyjaśnione w ciągu pierwszego miesiąca od planowania . Ile pieniędzy trzeba będzie do targów ? Rozważenia kosztów marketingowych i reklamowych , w tym druku ; koszty zezwoleń ; koszty wynajmu miejsca ; wypożyczalnia sprzętu lub zakupu ; izakup materiałów . Przecenić wszystko, czego potrzebujesz , ponieważ nie zawsze są ukryte koszty w przypadku każdej wielkości . Następnie zdecyduj, czy chcesz sponsorów zdarzeń, prywatnego finansowania lub dotacji w celu uzyskania tej kwoty . Wiele lokalnych organizacji oferuje małe granty dla planistów zdarzeń i prywatne finansowanie od siebie lub ktoś kogo znasz jest zawszeopcja . Jeśli czujesz, musisz sponsorów , zdecydować jak będziesz spłacać sponsorską ( logo reklama , towarów i bannery ) i upewnij się, aby skontaktować się z nimi przez co najmniej cztery miesiące od daty zdarzenia.
Doprowadzić do zabawy części - uczestników , wolontariuszy , sprzęt i wielki dzień
6
Tworzenie formularzy za udział dostawców i muzyków za pomocą edytora tekstu lub programu graficznego projektowania ! . Upewnij się, aby zapytać o wszystkie swoje dane kontaktowe , próbki lub opis ich pracy , jasne oświadczenie opłat aplikacyjnych oraz wszelkie ubezpieczenia lub odpowiedzialności zwolnienia wymagane przez strony . Niektóre zdarzenia mogą być objęte ubezpieczeniem zdarzeń , które można znaleźć w lokalnych stowarzyszeniach . Rozpocząć reklamę uczestników wcześnie , i termin składania takich wniosków . Wiedzieć, ile dostawców lub wykonawców można bezpiecznie pomieścić , i ile trzeba ładować w celu osiągnięcia zysku na razie . Śledzić wszystkich aplikacji i nawiązać kontakt z uczestnikami , jak otrzymać je śledzić informacje na temat targów. Mailowe działa bardzo dobrze dla tego
7
Organizowanie i rekrutacji wolontariuszy do pomocy w planowaniu i porwaćfair - . Konfiguracji , sprzątanie , i pomagając jednocześniewielki dzień się dzieje . Wolontariusze mogą być również wykorzystywane do obrotu i reklamować poprzez umieszczenie ulotek , robi internet i word- of-mouth reklamy i kontaktując dokumenty i czasopisma z komunikatów prasowych i wniosków o funkcji . Wolontariusze będąistotnym elementem każdej imprezy , więc upewnij się, że zrobiłeś wszystko, co możliwe , aby ich nagrodzić - zorganizować bezpłatny obiad , zaoferować im koszulkę lub inny towar , lub dać darmowe bilety wstępu do nich i dla przyjaciół rodzina . Można znaleźć ochotników za pośrednictwem lokalnych ogłoszeniach , lub kontaktując się z uczelni i średnich szkół, które często utrzymują wykazy opportunties wolontariatu dla studentów .
8
priorytet wynajem sprzętu i potrzeb . Sprzęt może byćprzeszkodą dla wielu przyszłych planistów zdarzeń. Imprezy plenerowe mogą wymagać namioty , które są drogie, do wynajęcia , ale zapobiec zdarzenie przed anulowane w przypadku złej pogody , oraz przenośne etapów , które mogą być trudne do zdobycia . Możesz zapewnić stoły, krzesła, obowiązuje Booth, kosze na śmieci , recyklingu pojemników , przenośne toalety , dostęp elektryczne dla producentów żywności , lub innych urządzeń. Zidentyfikować każdy element będziesz potrzebować przed reklamować , i rozpocząć zakupu sprzętu bezpośrednio . Jeśli masz do pracy z budżetu , możesz wynająć sprzęt od źródła najmu strony - większość regionów mają co najmniej jeden lub dwa sklepy obsługujących te , które można znaleźć za pomocą prostego wyszukiwania internetowego . Możesz także poprosić pożyczyć lub wypożyczyć przy niskich kosztach z kościoła lub studenckich grup , stowarzyszeń sąsiedzkich , izby handlowe , uniwersytety, i innych źródeł lokalnych . Upewnij się, że ekipa wolontariuszy , którzy mogą podnieść i wrócić sprzęttygodniu okolic wydarzenie .
9
Sprawdź swoje listy i plany . Kontrole w ostatniej chwili wszystko powinno rozpocząć się co najmniej z tygodniowym wyprzedzeniem . Będziesz odpowiedzialny za to odpowiedzialności , że wszyscy Ci przekazane zakończył swoje zadania , a Ty obowiązek potwierdzenia dla zezwoleń i formalności niezbędne , aby upewnić sięcała sprawa idzie gładko .
10
Ciesz się i zrelaksować . Najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to cieszyć sięwielki dzień . Każde zdarzenie jest zobowiązany , aby zobaczyć kilka błędów w ciągu dnia - ale ważne jest , aby pamiętać , że nie można zrobić wszystko idealne . Pamiętaj , zanim się dobrze spać w nocy , zjeść dobry posiłek lub dwa w trakcie imprezy i podziękować wszystkim, którzy pomogli uczynićfestiwal wiosny go doskonale ! Karty z podziękowaniami do wszystkich uczestniczących sprzedawców, muzyków, inspektorów, permitters , sponsorów , źródeł finansowania , a wolontariusze sądobrym pomysłem . A kiedy to się skończy , przygotować się do planowania jedną na lato , jesień czy zima .