Zdobądź jej dane kontaktowe . Można je znaleźć w Internecie za pośrednictwem różnych źródeł, takich jak rejestry publiczne, platformy mediów społecznościowych lub za pośrednictwem wzajemnych powiązań.
Zdecyduj o celu i treści swojej wiadomości . Jasno opisz powód korespondencji i upewnij się, że wiadomość jest zwięzła, istotna i pełna szacunku.
Wybierz odpowiedni kanał komunikacji . Zdecyduj, czy napiszesz list, czy wyślesz e-mail. Jeśli zdecydujesz się wysłać list w formie fizycznej, upewnij się, że masz poprawny adres pocztowy. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, użyj profesjonalnego adresu e-mail i tematu.
Zajmij się formalnie swoją wiadomością . Rozpocznij list lub e-mail od formalnego pozdrowienia, np. „Szanowny Doktorze Bishop” lub „Szanowny Profesorze Bishop”. Jeśli nie masz pewności co do jej tytułu lub tytułu honorowego, najlepiej popełnić błąd formalny i użyć najwyższego tytułu akademickiego lub zawodowego, jaki możesz znaleźć.
Jasno i zwięźle określ cel swojego listu lub e-maila . Wyjaśnij, dlaczego do niej piszesz i co masz nadzieję osiągnąć. Bądź konkretny i na temat, unikaj niepotrzebnych szczegółów i nieistotnych informacji.
Utrzymuj profesjonalny ton całego listu lub e-maila . Unikaj używania nieformalnego języka, slangu i kolokwializmów. Pamiętaj, że jest to korespondencja formalna i powinna odzwierciedlać Twój szacunek do odbiorcy.
Przed wysłaniem dokładnie sprawdź swoją wiadomość . Upewnij się, że nie ma błędów gramatycznych, ortograficznych i interpunkcyjnych. Zaleca się, aby przed wysłaniem ktoś inny sprawdził Twoją wiadomość pod kątem dokładności i przejrzystości.
Dołącz odpowiednie załączniki . Jeśli dołączasz dodatkowe dokumenty lub załączniki, takie jak CV, portfolio lub propozycja badań, jasno określ, czym one są i dlaczego je dołączasz.
Bądź grzeczny i wyrażaj wdzięczność . Podziękuj jej za poświęcony czas i uwagę oraz wyraź swoje uznanie za wszelką pomoc lub informacje, których może udzielić.
Wyślij list lub e-mail wybranym kanałem komunikacji . Przed wysłaniem wiadomości upewnij się, że masz poprawny adres e-mail lub adres pocztowy. Prowadź rejestr korespondencji w celach informacyjnych, na przykład kopię wiadomości e-mail lub wersję roboczą listu.