Popraw wydajność i wydajność:
* Usuń dostęp i pobieranie: ERMS zapewnia łatwy dostęp do dokumentów, skracając czas spędzony na poszukiwaniu informacji.
* Zautomatyzuj przepływy pracy: Zadania takie jak routing, zatwierdzenia i kontrola wersji można zautomatyzować, zmniejszając ręczne procesy i błędy.
* Zmniejsz koszty przechowywania: Rekordy cyfrowe zajmują mniejszą przestrzeń fizyczną niż dokumenty papierowe, oszczędzając koszty przechowywania.
* Współpraca: ERMS ułatwia współpracę, umożliwiając wielu użytkownikom dostęp i pracę nad dokumentami jednocześnie.
Zwiększ zgodność i bezpieczeństwo:
* spełniają wymagania regulacyjne: ERMS może pomóc w przestrzeganiu przepisów prawnych i branżowych dotyczących retencji, dostępności i bezpieczeństwa.
* Wzmocnij bezpieczeństwo: ERMS często obejmuje solidne funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu i szlaki audytu, w celu ochrony poufnych informacji.
* Poprawa odzyskiwania po awarii: Rekordy cyfrowe mogą być łatwe do tworzenia kopii zapasowych i przywróconych w przypadku katastrof, skracając przestoje i utratę danych.
Zwiększ przejrzystość organizacyjną i odpowiedzialność:
* Ustal wyraźną własność i odpowiedzialność: ERMS pomaga zdefiniować wyraźną własność i odpowiedzialność za rejestry, zmniejszając zamieszanie i powielanie.
* Śledź zmiany dokumentu i wersje: ERMS automatycznie rejestruje zmiany w dokumentach, zapewniając wyraźny szlak audytu i poprawiając odpowiedzialność.
* Foster Transparency: ERMS zapewnia scentralizowaną lokalizację dla wszystkich rekordów, zwiększając przejrzystość w organizacji.
Inne korzyści:
* Ulepszone podejmowanie decyzji: Łatwy dostęp do informacji pozwala na szybsze i bardziej świadome podejmowanie decyzji.
* zmniejszone ryzyko sporów: Dobrze zorganizowane ERMS pomaga przestrzegać wymagań prawnych i zmniejszyć ryzyko wyzwań prawnych.
* Ulepszone zarządzanie wiedzą: ERMS mogą ułatwić dzielenie się wiedzą i zachowanie w organizacji.
Zasadniczo dobrze zaprojektowane ERMS upoważnia organizacje do skutecznego zarządzania informacjami, zwiększania wydajności operacyjnej oraz wspierania zgodności i bezpieczeństwa, co ostatecznie prowadzi do lepszego podejmowania decyzji i poprawy ogólnej wydajności.