1. Brak infrastruktury i technologii:Wiele instytucji rządowych i prywatnych nie ma odpowiedniej infrastruktury i technologii do prawidłowego zarządzania dokumentacją. Skutkuje to złymi praktykami prowadzenia dokumentacji, takimi jak stosowanie przestarzałych systemów archiwizacji i nieodpowiednich obiektów do przechowywania.
2. Ograniczona świadomość i szkolenie:Wśród urzędników publicznych i ogółu społeczeństwa świadomość na temat znaczenia zarządzania dokumentacją jest ograniczona. W efekcie brakuje zaangażowania we właściwe praktyki zarządzania dokumentacją, a możliwości szkoleń są często ograniczone.
3. Nieodpowiednie ustawodawstwo:W Ugandzie brakuje kompleksowych i aktualnych ram prawnych w zakresie zarządzania dokumentacją. Obowiązujące przepisy dotyczące zarządzania dokumentacją są fragmentaryczne i nie uwzględniają współczesnych wyzwań, takich jak zarządzanie dokumentacją elektroniczną.
4. Ograniczenia zasobów:Wiele instytucji boryka się z ograniczeniami zasobów, w tym ograniczonymi funduszami, personelem i wiedzą specjalistyczną. Wpływa to na ich zdolność do wdrażania i utrzymywania skutecznych systemów zarządzania dokumentacją.
5. Kwestie dotyczące zgodności i egzekwowania przepisów:Brakuje skutecznych mechanizmów egzekwowania prawa zapewniających zgodność ze standardami i wytycznymi dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Skutkuje to złymi praktykami zarządzania dokumentacją i utratą cennych informacji.
6. Brak koordynacji:Nie ma centralnego organu ani władzy odpowiedzialnej za koordynację działań związanych z zarządzaniem dokumentacją w różnych agencjach i instytucjach rządowych. Prowadzi to do niespójnych praktyk i braku ujednoliconych procedur prowadzenia dokumentacji.
7. Bariery kulturowe i tradycyjne:W niektórych przypadkach praktyki kulturowe i tradycyjne mogą utrudniać skuteczne zarządzanie dokumentacją. Na przykład niektóre społeczności mogą postrzegać pewne zapisy jako święte lub poufne, przez co stają się niedostępne w celu właściwej dokumentacji i przechowywania.
8. Ingerencja polityczna:Ingerencja polityczna może mieć wpływ na uczciwość praktyk zarządzania dokumentacją, zwłaszcza gdy istnieje potrzeba manipulowania lub ukrywania informacji w celach politycznych.
9. Gotowość na wypadek klęsk żywiołowych i sytuacji awaryjnych:Wiele instytucji nie posiada planów gotowości na wypadek klęsk żywiołowych i sytuacji awaryjnych, które chroniłyby ich dokumentację przed uszkodzeniem lub utratą w przypadku klęsk żywiołowych, pożarów lub innych nieprzewidzianych zdarzeń.
10. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną:Rosnące wykorzystanie dokumentacji elektronicznej i technologii cyfrowych stwarza nowe wyzwania w zakresie zarządzania dokumentacją, w tym zapewnienia bezpieczeństwa danych, zachowania formatów cyfrowych oraz utrzymania autentyczności i integralności dokumentacji elektronicznej.
Sprostanie tym wyzwaniom wymaga wspólnych wysiłków rządu, instytucji publicznych i sektora prywatnego w celu opracowania kompleksowych polityk zarządzania dokumentacją, zapewnienia odpowiednich zasobów i szkoleń, promowania świadomości i egzekwowania zgodności ze standardami zarządzania dokumentacją.