Zarządzanie dokumentacją elektroniczną (ERM) oferuje organizacjom szeroką gamę korzyści, w tym:
1. Większa wydajność i produktywność: Systemy ERM automatyzują wiele zadań związanych z zarządzaniem dokumentacją, takich jak archiwizacja, indeksowanie i wyszukiwanie, co pozwala pracownikom skupić się na innych, ważniejszych zadaniach. Ponadto systemy ERM mogą pomóc organizacjom usprawnić procesy biznesowe, zmniejszając potrzebę prowadzenia dokumentacji w formie papierowej.
2. Zwiększone bezpieczeństwo: Systemy ERM mogą pomóc chronić poufne informacje przed nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją lub zniszczeniem. Jest to ważne w przypadku organizacji, które podlegają przepisom dotyczącym prywatności danych lub które po prostu chcą chronić swoje poufne informacje.
3. Obniżone koszty: Systemy ERM mogą pomóc organizacjom w obniżeniu kosztów związanych z zarządzaniem dokumentacją, takich jak koszty przechowywania, koszty papieru i koszty pracy. Ponadto systemy ERM mogą pomóc organizacjom uniknąć kosztów związanych z zagubieniem lub uszkodzeniem dokumentacji.
4. Lepsza zgodność: Systemy ERM mogą pomóc organizacjom w przestrzeganiu przepisów i standardów branżowych, które wymagają odpowiedniego zarządzania dokumentacją. Może to pomóc organizacjom uniknąć grzywien i kar oraz chronić je przed odpowiedzialnością prawną.
5. Większa przejrzystość i odpowiedzialność: Systemy ERM mogą pomóc w poprawie przejrzystości i odpowiedzialności w organizacjach, zapewniając jasny zapis tego, kto uzyskał dostęp, zmodyfikował lub usunął zapisy. Może to pomóc w zapobieganiu oszustwom i ułatwić badanie incydentów związanych z bezpieczeństwem.
6. Lepsze podejmowanie decyzji: Systemy ERM mogą pomóc organizacjom w podejmowaniu lepszych decyzji, zapewniając im łatwy dostęp do potrzebnych informacji. Może to pomóc organizacjom w identyfikowaniu trendów, dostrzeganiu problemów i podejmowaniu bardziej świadomych decyzji.
7. Lepsza obsługa klienta: Systemy ERM mogą pomóc organizacjom zapewnić lepszą obsługę klienta, ułatwiając im znalezienie informacji potrzebnych do pomocy klientom. Może to pomóc w skróceniu czasu oczekiwania klientów i poprawie ich zadowolenia.
8. Lepsza współpraca: Systemy ERM mogą pomóc organizacjom usprawnić współpracę, ułatwiając pracownikom wymianę informacji. Może to pomóc organizacjom w rozbiciu silosów i usprawnieniu pracy zespołowej.
9. Większa innowacyjność: Systemy ERM mogą pomóc organizacjom we wspieraniu innowacji, zapewniając pracownikom informacje potrzebne do opracowania nowych pomysłów. Może to pomóc organizacjom wyprzedzić konkurencję i rozwijać swoją działalność.
10. Większa trwałość: Systemy ERM mogą pomóc organizacjom zmniejszyć ich wpływ na środowisko poprzez zmniejszenie zapotrzebowania na papier i inne materiały. Może to pomóc organizacjom chronić zasoby naturalne i zmniejszać swój ślad węglowy.